«Учет, налоги, право» (приложение к газете ), «Все для главбуха и финансового директора» , «Как быстро передать дела при смене главбуха»

17.03.2009

“Как быстро передать дела при смене главбуха”

Что важно прописать в локальном акте

Локальный акт о передаче дел при смене главбуха можно оформить разными способами. Лучше всего, если это будет постоянно действующий внутренний документ организации. Назвать его можно по-разному – Положение о главном бухгалтере организации, Порядок передачи дел главным бухгалтером организации и т. п. Но можно обойтись и временным документом. Например, соответствующим приказом руководителя, который издается при увольнении главного бухгалтера. В какой бы форме ни был составлен акт, в нем нужно прописать как минимум три основных момента: обязанность главбуха принимать и сдавать дела, сроки приемки-передачи и кто принимает дела.

КСТАТИ. Если нового главного бухгалтера еще не нашли, а положенный срок после подачи заявления об увольнении истекает, то передать дела главный бухгалтер может

руководителю компании либо иному предусмотренному локальным актам лицу. В ситуации, когда увольняющийся главбух отсутствует (например, болеет), нужно предусмотреть передачу дел новому сотруднику специально назначенным ответственным лицом (возможно, руководителем).

Процесс приемки-передачи дел затягивать не стоит

Важно не перегрузить процедуру приемке-передачи дел мероприятиями. Наиболее универсальный алгоритм представляется таким:

– издание приказа о приемкепередаче дел;

– инвентаризация имущества и обязательств;

– проверка состояния учета и отчетности, наличия бухгалтерских и налоговых документов;

– собственно приемка-передача дел (первички, регистров бухгалтерского и налогового учета, бухгалтерской и налоговой отчетности, ценностей и др. – см. таблицу) с составлением описи;

– составление описи принимаемых дел и акта приемки-передачи.

Акт приемки-передачи разграничит ответственность

Акт приемки-передачи дел составляется и для разграничения ответственности прежнего и нового главбуха. Поэтому приходящий главбух должен быть особо заинтересован в правильном составлении этого документа. «Новичку» нужно проследить, чтобы в акте были указаны все моменты, которые могут повлиять на ведение дел в будущем, напри-

мер отсутствие первичных и иных документов, учетных регистров и т. п. К акту должна быть приложена опись переданных документов и ценностей. Таким образом, пришедший главбух сможет не только обезопасить себя от ответственности за ошибки прежнего работника.

Что важно проверить в ходе инвентаризации

Порядок проведения обязательной инвентаризации определен приказом Минфина России от 13.06.95 № 49 и должен быть закреплен в Положении об инвентаризации за подписью руководителя компании. Обязательное проведение инвентаризации предусмотрено только для ситуации, когда главный бухгалтер является материально ответственным лицом.

Кроме того, сам процесс инвентаризации требуетчбольших затрат времени. Поэтому для случаев, когда обязательное проведение инвентаризации законодательно не предусмотрено, возможно локальным актом утвердить ее выборочное проведение. Например, может быть предусмотрена инвентаризация денежных средств в кассе, инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности, инвентаризация расчетов с

бюджетом, с подотчетными лицами и выборочная инвентаризация основных средств.

Какие документы уходящий главбух должен оставить своему сменщику